Tarjouspyynnöt

Mikäli projektille on tilattu tarjouspyyntömoduuli ja projektin pääkäyttäjä on aktivoinut käyttöösi tarjouspyyntötyökalun, näet alasvetovalikossa Tarjouspyynnöt-tekstin. Kun klikkaat tekstiä, ohjaudut tarjouspyyntönäkymääsi, jossa näet kaikki tililläsi tehdyt tarjouspyynnöt ja niiden tilannetiedot:

Tarjouspyynnön tekeminen

Valitse tiedostot, joihin liittyen teet tarjouspyyntösi ja lisää ne koriin:

Kun olet lisännyt kaikki haluamasi tiedostot tiedostot koriin, klikkaa projektinäkymän oikeassa ylälaidassa näkyvää kori-symbolia tai sen vieressä olevaa tekstiä:

Valitse aktiivisen korin työkaluista Uusi tarjouspyyntö (oikeanpuolimmainen ikoni, jossa euro-merkki):

Avautuu näkymä, jossa pääset kirjaamaan tarjouspyynnön tarkempia tietoja:

1. Tässä osiossa syötetyt tiedot (otsikko, määräaika ja selite) näkyvät henkilölle, joka klikkaa NiiniPlus-palvelun lähettämässä sähköpostiviestissä olevaa linkkiä. Linkki ohjaa käyttäjän tarjouspyyntöportaaliin, josta hän näkee tarjouspyynnön tarkemmat tiedot. Viestin lähettäminen tapahtuu pankin pääkäyttäjän vahvistuksesta. Tämän artikkelin myöhemmässä osiossa on esitelty tarkemmin tarjouspyyntöportaaloa.

2. Aiemmassa osiossa tuli ilmi, että tarjouspyyntö toimitetaan sähköpostitse url-linkin muodossa. NiiniPlus-palvelussa voit myös räätälöidä sähköpostiviestin sisältöä (otsikko ja ite viesti), jonka järjestelmä lähettää. Otsikko-kenttä kannattaa nimetä sellaiseksi, että vastaanottajat varmasti sen avaavat. Mukautettuun sähköpostiviestiin kannattaa lyhyesti kirjata esimerkiksi se, kuinka tarjousprosessi tämän viestin vastaanottamisen jälkeen etenee.

3. Tarjouspyyntöön liitettujen henkilöiden sähköpostiin tuleva viesti näyttää ao. kuvan mukaiselta:

Yllä olevan viestin ensimmäinen kappale on itse tarjouspyynnön tekijän kirjoittamaa, loput sisällöt tulevat automaattisesti tarjouspyynnön lähettämisen yhteydessä.

4. Käyttäjän klikatessa sähköpostiviestissä olevaa linkkiä, ohjautuu hän alla olevaan näkymään eli tarjouspyyntöportaaliin (tähän näkymään pääsee ainoastaan ko. linkin kautta). Tiedot-otsikon alla lukee teksti, jonka määritit Tarjouspyynnön selite -kohdassa.

Tästä näkymästä käyttäjä voi ladata tarjouspyyntömateriaalin digitaalisesti tai mikäli tarjouspyynnön tekijä on sitounut toimittamaan materiaalin myös kopioina, niin kopiotilauksen voi myös tehdä tästä näkymästä.

Tarjouspyynnön tekijä saattaa saada kysymyksiä tarjoukseensa liittyen, joita hän voi katsoa myös monen muun pohtivan. Tarjouspyynnölle voi lisätä Usein kysytyt kysymykset (UKK) -osioon kysymyksiä sekä niiden vastauksia.

5. Tarjouspyyntölokista näet koosteen siitä, että ketkä sähköpostitse lähetetyn tarjouspyynnön vastaanottajista ovat saaneet viestisi tai reagoineet siihen esimerkiksi lukemalla sen tai lataamalla tarjouspyyntömateriaalin.

6. Tarjouspyynnöistä voi tehdä myös julkisen linkin, jonka voi sijoittaa esimerkiksi Hilmaan. Kun käyttäjä klikkaa linkkiä, pyydetään häntä ilmoittamaan sähköpostiosoite, johon tarjouspyyntömateriaali toimitetaan. Käyttäjä saa sähköpostiinsa sähköpostiviestin, jonka mukana on linkki tarjouspyyntöportaaliin. Näissäkin tapauksessa tarjouspyynnön tekijä tietää aina, että ketkä (sähköpostiosoite) ovat tilanneet materiaalin itselleen.